Kako se dokazuje "namjenska potrošnja sredstava" u fazi podnošenja zahtjeva za odobravanje potpora?

Na temlju raspisanih javnih poziva potpora (nepovratnih sredstava), u većini slučajeva već je prilikom podnošenja zahtjeva za potporu potrebno opravdati svrhu korištenja odobrenih sredstava.

Kako bi povjerenstva kod odlučivanja o odobravanju potpora mogla procijeniti usklađenost zahtjeva sa propisanim i objavljenim uvjetima potrebno je priloženom dokumentacijom dokazati da će se odobrene potpore utrošiti upravo za one namjene za koje je javni poziv objavljen. U tu svrhu kao dokaz služe računi, ugovori ili ponude. Npr. za kupnju strojeva ili opreme može se priložiti predračun ili ponuda, a za usluge uređenja radionice ili konzultantskih usluga također ugovor.

Svakim javnim pozivom, a zatim i odlukom o odobrenju potpore određuje se korisniku potpore obveza podnošenja izvješća o opravdanom utrošku sredstava potpore. Uz izvješće prilaže se konačni dokument kojim se dokazuje svrha u koju su odobrena sredstva utrošena (ugovor ili račun), te dokaz o izvršenom plaćanju (npr. izvadak žiro računa).